VOLTOP

Conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 sobre Habeas Data y Tratamiento de Datos Personales, VOLTOP S.A.S., identificada con NIT 901.723.964-6 (en adelante «VOLTOP»), requiere tu autorización para el tratamiento de tus Datos Personales. Esta Política está dirigida a Clientes Finales, Usuarios, Empleados, Ex empleados, Proveedores, Contratistas, Accionistas y demás titulares de los Datos registrados en nuestras bases, previo haber informado lo siguiente:

VOLTOP se especializa en ofrecer un servicio de activación de estaciones de carga para vehículos eléctricos en todo el país, facilitando así el proceso de carga y promoviendo la movilidad eléctrica.
Como propietario de una Plataforma Tecnológica, VOLTOP permite conectar a personas interesadas en cargar un vehículo eléctrico, gestionando la carga y ubicando los puntos disponibles para realizarla.
Al ingresar a la Plataforma Tecnológica, los usuarios aceptan la Política de Tratamiento de Datos Personales de VOLTOP y todos los términos y condiciones, así como las reglas de operación, políticas y procedimientos que la empresa publique.
VOLTOP actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales al tener control tecnológico sobre su Plataforma, lo que le otorga acceso directo a los datos que los usuarios ingresan e interactúan.
La autorización para el tratamiento de datos sensibles o de menores de edad por parte de VOLTOP es facultativa.
El Titular asume la responsabilidad de la información de terceros compartida en la Plataforma Tecnológica sin su autorización, manifestándolo de manera expresa.
La información personal recolectada y tratada por VOLTOP se utilizará para sus actividades comerciales y para mejorar la Plataforma Tecnológica. Esto incluye fines estadísticos, comerciales, informativos, de mercadeo, seguridad, notificación, contacto, marketing, verificación en centrales de riesgo, aspectos contables y de nómina, entre otros.
Especialmente la información recopilada será incorporada dentro de las bases de datos de VOLTOP con las siguientes finalidades:
- Realizar actividades comerciales y ejecutar el objeto social.
- Establecer contacto directo con usuarios interesados en cargar vehículos eléctricos.
- Gestionar el proceso de carga de vehículos eléctricos.
- Confirmar disponibilidad de puntos de carga según ubicación del usuario.
- Cumplir con requerimientos internos de la Plataforma Tecnológica.
- Optimizar tecnologías y desarrollar nuevas funcionalidades.
- Ejecutar contratos y prestar servicios contratados.
- Remitir encuestas de satisfacción del servicio.
- Enviar información promocional por medios online y offline.
- Crear base de datos de contacto de usuarios.
- Mitigar riesgo de suplantación de identidad.
- Atender solicitudes, quejas y reclamos de los titulares.
- Compartir Datos Personales con terceros si es necesario.
- Recopilar información de proveedores de servicios.
- Otras finalidades específicas establecidas en la política.
El Titular de la información tiene derechos legales para conocer, actualizar, rectificar, y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar su autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones.
Puede solicitar a VOLTOP que no le envíe información promocional o publicitaria, y autoriza a VOLTOP para tratar sus Datos Personales conforme a la Política de Tratamiento establecida. El Titular puede suministrar datos sensibles voluntariamente, y VOLTOP no los solicitará en ninguna circunstancia.
VOLTOP puede recolectar, almacenar, circular, compartir, transferir y utilizar los Datos Personales del titular de acuerdo con la Política de Tratamiento. La aceptación de servicios o productos en la Plataforma Tecnológica implica la aceptación de términos y condiciones adicionales.
Para consultas, solicitudes o quejas sobre el tratamiento de Datos Personales, se puede contactar al departamento de Servicio al Cliente de VOLTOP mediante el correo electrónico soporte@voltop.co o en la dirección en Bogotá, Colombia.

AVISO DE PRIVACIDAD

La política de Tratamiento de Datos Personales de VOLTOP (en adelante la «Política») establece los mecanismos, garantías e instrumentos que los titulares de la información que recolectamos y tratamos como Responsables del Tratamiento deben seguir, conforme a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y otras normas pertinentes en protección de Datos Personales.

Dado el desarrollo de nuestra actividad comercial, VOLTOP recopila y, en ciertos casos, comparte información sobre compradores, vendedores, usuarios, empleados, proveedores y aliados estratégicos, entre otros. Por lo tanto, esta Política tiene como objetivo ofrecer a los Titulares una comprensión clara de los Datos Personales recopilados por VOLTOP, su tratamiento y los procedimientos disponibles para ejercer sus derechos al respecto.

Es fundamental que los titulares revisen detalladamente esta Política, ya que proporciona una visión clara de los Datos Personales recopilados por VOLTOP, su tratamiento y los procedimientos para ejercer sus derechos.

Si los Titulares no están de acuerdo con la presente Política, se les solicita que se abstengan de proporcionar sus datos a VOLTOP.

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VOLTOP S.A.S.

VOLTOP S.A.S., identificada con NIT No. 901.723.964-6 y con sede principal en Bogotá D.C., a través de este documento establece los principios y parámetros para el tratamiento de Datos Personales que recolecta en el curso de su actividad empresarial, actuando tanto como responsable como encargado del manejo de la información.

En el ejercicio de sus funciones, VOLTOP recopila Datos Personales de terceros. Con el fin de salvaguardar los derechos constitucionales y legales de quienes proporcionan o proporcionarán sus datos, adoptamos políticas de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normativas relacionadas.

Al acceder o utilizar la Plataforma Tecnológica, el Titular acepta la Política de Tratamiento de Datos Personales de VOLTOP y todos los términos y condiciones contenidos en ella. Además, se presume la aceptación de las reglas, políticas y procedimientos adicionales que VOLTOP pueda publicar en su sitio web oficial.

Objetivo

El propósito de esta política de tratamiento de datos de VOLTOP es establecer las normas para el manejo de la información personal recolectada, utilizada y almacenada en el curso de sus operaciones, actuando como responsable y/o encargado del tratamiento según corresponda. Estas directrices se fundamentan en la ley estatutaria 1581 de 2012, junto con su reglamentación mediante el Decreto Nacional 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, además de los principios constitucionales sobre protección de la intimidad, datos personales y el derecho al habeas data, así como otras normativas pertinentes en materia de protección de datos.

Ámbito de aplicación

Esta política rige el tratamiento de datos personales realizado en Colombia o cuando las normativas internacionales sobre protección de datos se apliquen al responsable y/o encargado fuera del país. Todas las bases de datos de VOLTOP, ya sea como responsable o encargado del tratamiento, están sujetas a estas disposiciones.

Los datos de los Usuarios son recolectados por una entidad colombiana, por lo que se ajustan a las disposiciones de esta política y a la legislación nacional de protección de datos.

Definiciones

Autorización y/o Autorizaciones: Consentimiento explícito del Titular para el tratamiento de sus datos personales que no son de carácter público.
Aviso de Privacidad: Comunicación del Responsable al Titular sobre las Políticas de Tratamiento de datos, cómo acceder a ellas y los propósitos del tratamiento.
Base de Datos Personales: Conjunto organizado de datos tratados por VOLTOP, ya sea de forma automatizada o física.
Dato Personal: Información vinculada a una persona natural, como nombre, identificación, dirección, entre otros.
Encargado del Tratamiento: Persona o entidad que realiza el tratamiento de datos en nombre del Responsable.
Plataforma Tecnológica: Desarrollo tecnológico de VOLTOP, incluyendo su página web y aplicación móvil.
Responsable del Tratamiento: Persona o entidad que decide sobre la Base de Datos y el tratamiento de los datos.
Términos y Condiciones: Condiciones establecidas para participantes en actividades promocionales u otras.
Titular: Persona cuyos datos son tratados por VOLTOP, incluyendo clientes, usuarios, trabajadores, proveedores, entre otros.
Tratamiento: Operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso y supresión.
Usuario: Persona que interactúa con la Plataforma Tecnológica de VOLTOP.

Responsable del Tratamiento de Datos Personales

El Responsable del Tratamiento de los datos personales es VOLTOP, sociedad comercial con domicilio en Bogotá, Colombia. El área encargada directamente del Tratamiento de datos personales es el Área de Servicio al Cliente, y el e-mail dispuesto para este fin es soporte@voltop.co.

Principios aplicables al tratamiento de datos personales

En cuanto a los principios aplicables al tratamiento de datos personales, VOLTOP se compromete a seguir las siguientes directrices:

Legalidad: El tratamiento de datos personales se ajustará a las disposiciones legales pertinentes, como la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Finalidad: Los datos recolectados se utilizarán para propósitos específicos, informados claramente al titular o permitidos por la ley, garantizando que el titular esté debidamente informado al respecto.
Libertad: La recolección de datos personales requerirá la autorización previa, explícita e informada del titular, asegurando su libre consentimiento.
Veracidad o Calidad: La información tratada será veraz, completa, actualizada y comprensible, garantizando su exactitud y comprobabilidad.
Transparencia: Se garantizará al titular el derecho a conocer en cualquier momento y sin restricciones la existencia de datos relacionados con él.
Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos solo será realizado por personal autorizado por el titular o por personas previstas en la ley.
Seguridad: Se adoptarán todas las medidas de seguridad necesarias para prevenir la pérdida, alteración, acceso no autorizado o uso fraudulento de los datos personales.
Confidencialidad: Todo el personal de VOLTOP y aquellos encargados de la información están obligados a mantener la confidencialidad sobre los datos personales a los que accedan en el ejercicio de sus funciones.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos

VOLTOP, en su calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento, llevará a cabo las siguientes acciones con los datos personales, en estricto cumplimiento de la normativa vigente:

Recolectar, compilar, almacenar, circular, compartir con terceros, transferir y transmitir datos a nivel nacional e internacional.
Utilizar, comunicar, procesar, organizar, analizar, estudiar, clasificar, suprimir y disponer de los datos personales según lo estipulado por la ley.

6.1 La obtención de datos y autorizaciones se realizará de la siguiente manera:

Medios físicos: Cuando los Titulares suministren información telefónicamente, por escrito o verbalmente.
Medios electrónicos: A través de la Plataforma Tecnológica, incluyendo la página web y/o la aplicación móvil, donde se solicitarán datos para acceder a diversas funcionalidades. Por correo electrónico, aplicaciones móviles de comunicación, mensajes de texto (SMS) o notificaciones PUSH dentro de la Plataforma Tecnológica.

6.2 En cuanto al almacenamiento de datos:

Los datos recopilados y las autorizaciones se conservarán en las Bases de Datos de VOLTOP y/o del Encargado, garantizando su idoneidad, confidencialidad y seguridad. Solo el personal autorizado tendrá acceso a estas bases, siguiendo protocolos de seguridad estándar para prevenir vulneraciones o manipulaciones de la información.

Es importante destacar que VOLTOP puede operar las bases de datos a través de un Encargado del Tratamiento, extendiendo así estas políticas al Encargado designado. Los tratamientos de datos pueden ocurrir en sistemas de información y redes dentro o fuera del país, con servidores que pueden estar ubicados internacionalmente. En consecuencia, los datos recopilados pueden ser almacenados en servidores de empresas que proveen servicios de almacenamiento, lo que puede implicar transferencias internacionales y/o tratamiento fuera del país de residencia del Titular.

La información recabada será utilizada conforme a lo descrito en el siguiente punto.

Finalidades generales de la información personal recopilada en las bases de datos

La información personal recopilada por VOLTOP y/o su Encargado será utilizada para los siguientes propósitos:

(i) Prestación de servicios a través de la Plataforma Tecnológica, así como la mejora continua de los servicios y la plataforma en sí.
(ii) Atención de consultas, quejas, sugerencias y reclamos presentados por los Titulares, así como la transmisión de datos a autoridades pertinentes según lo establecido por la ley.
(iii) Cumplimiento de requerimientos judiciales o administrativos, así como atender mandatos legales.
(iv) Transferencia de la información recolectada a áreas internas de VOLTOP y a entidades vinculadas, tanto a nivel nacional como internacional, para el desarrollo de operaciones.
(v) Registro de datos en sistemas de información y bases de datos comerciales y operativas de VOLTOP.
(vi) Facilitación de la participación de los Titulares en actividades promocionales y de mercadeo, como concursos y sorteos organizados por VOLTOP.
(vii) Realización de cualquier otra actividad necesaria para el cumplimiento de los objetivos de VOLTOP.

Estas finalidades son enunciadas, sin embargo, el Usuario o persona que utilice la Plataforma deberá adicionalmente aceptar los términos y condiciones y las Políticas de Privacidad específicas de cada aplicación móvil y página web desarrollada por VOLTOP.

7.1. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales para Usuarios en VOLTOP:

Registro y administración de cuentas de usuario en la Plataforma Tecnológica de VOLTOP.
Facilitación para la carga de vehículos eléctricos.
Verificación de la disponibilidad de puntos de carga para vehículos eléctricos.
Establecimiento de canales de comunicación entre VOLTOP y los usuarios, con la recopilación de cookies para mejorar la experiencia y personalizar el servicio.
Mantenimiento de registros históricos para análisis y mejoras del servicio.
Manejo de solicitudes, quejas y reclamos, dirigiéndolos a las áreas correspondientes para respuestas adecuadas.
Envío de información relevante sobre promociones, concursos y sorteos a través de email marketing.
Realización de encuestas de satisfacción para evaluar la experiencia del usuario.
Realización de cualquier actividad similar necesaria para cumplir los objetivos de VOLTOP.

7.2. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales para empleados, colaboradores, aliados estratégicos en VOLTOP:

Administración y gestión de procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo evaluación, verificación de referencias laborales y personales.
Gestión de recursos humanos, como nómina, afiliaciones a seguridad social, bienestar, salud ocupacional y ejercicio de la potestad sancionatoria.
Realización de pagos derivados del contrato laboral y prestaciones sociales, conforme a la legislación y políticas internas.
Notificación de emergencias durante el trabajo o actividades laborales relacionadas.
Facilitación del desarrollo profesional y acceso a recursos informáticos.
Tramitación de certificaciones laborales y fiscales para empleados.
Planificación de actividades empresariales para el funcionamiento adecuado de VOLTOP.
Envío de ofertas de trabajo para captación de talento.
Conservación de información de candidatos para futuros procesos de selección.
Conservación de información de ex empleados por requerimientos legales.
Manejo de información contable y laboral para cumplimiento contractual y legal.
Establecimiento de canales de contacto entre VOLTOP, empleados y familiares.
Consulta y custodia de historial académico, disciplinario y laboral para referencia futura.
Asignación de usuarios y cuentas de correo corporativas, con correspondencia asociada al contrato laboral.

7.3. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales para Proveedores en VOLTOP:

Recopilación de información general y de contacto de proveedores que actualmente o potencialmente ofrecen servicios a VOLTOP.
Establecimiento de canales de comunicación entre proveedores y VOLTOP.
Envío de correspondencia relacionada con actividades internas, promociones y sorteos en los que los proveedores puedan participar.
Envío de correspondencia para campañas promocionales y divulgación de productos y servicios de VOLTOP.
Seguimiento de la ejecución de acuerdos, contratos y órdenes de compra entre VOLTOP y los proveedores.
Registro y seguimiento contable interno de los pagos a proveedores.
Generación de órdenes de compra según necesidades de VOLTOP.
Cumplimiento de obligaciones administrativas, contractuales, contables y tributarias.
Contacto para cotizaciones y solicitud de nuevos servicios y productos para el desarrollo del objeto social de VOLTOP.
Verificación de referencias comerciales de los proveedores.

8. Derechos del Titular de la Información:

8.1. Acceso gratuito a sus Datos personales, incluyendo la posibilidad de conocerlos, actualizarlos, rectificarlos, corregirlos y suprimirlos, siguiendo los procedimientos establecidos.
8.2. Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de los Datos personales, salvo que se presuma por el uso de mecanismos alternos de comunicación.
8.3. Obtener información sobre el uso dado a su información personal.
8.4. Presentarse ante las autoridades, en particular ante la Superintendencia Delegada para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, para solicitar y exigir el amparo de sus derechos.
8.5. Revocar en cualquier momento la autorización para el Tratamiento de sus Datos personales, modificarla o condicionarla. Además, solicitar la supresión del dato, su modificación o aclaración, salvo que exista una necesidad legal o contractual que lo impida.

9. Deberes de la compañía como responsable del Tratamiento de Datos Personales.

VOLTOP reconoce que los Datos Personales pertenecen a los individuos y solo ellos pueden tomar decisiones sobre ellos. Por lo tanto, VOLTOP utilizará los Datos Personales recopilados solo para los fines autorizados y cumpliendo con la normativa de Protección de Datos Personales. Además, VOLTOP cumplirá con los deberes establecidos para los Responsables del Tratamiento según lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y otras normativas aplicables.

10. Autorización.

VOLTOP solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales antes de realizar cualquier Tratamiento. Esta autorización puede ser otorgada de diversas formas, como por escrito mediante un formato específico, de manera oral en una conversación telefónica o en videoconferencia, o a través de conductas inequívocas que indiquen su consentimiento, como la aceptación de Términos y Condiciones o la Política de Tratamiento de datos en la página web de VOLTOP. Además, se podrá obtener la autorización por medios electrónicos, como al ingresar a la página web de la compañía o a través de aplicaciones móviles, así como mediante correo electrónico, aplicaciones de mensajería o mensajes de texto.

Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales.

11.1 Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible:

El tratamiento de datos personales sensibles está restringido por la ley, requiriendo autorización explícita del Titular, según la Ley 1581 de 2012. En caso de obtener esta autorización, VOLTOP informará al Titular sobre su derecho de no autorizar el tratamiento, así como la naturaleza y finalidad del mismo. Además, VOLTOP garantizará la seguridad y confidencialidad de estos datos mediante medidas administrativas, técnicas y jurídicas.

11.2 Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes:

Respecto al tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, VOLTOP solo procederá si se respeta su interés superior y se garantizan sus derechos fundamentales, según lo estipulado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En estos casos, se requerirá la autorización del representante legal, previa consideración de la opinión del menor, valorando su madurez y capacidad para entender el asunto.

Consultas, peticiones o reclamaciones de los titulares de la información:

VOLTOP establece procedimientos para salvaguardar los derechos de los Titulares de la información en sus Bases de datos. El Titular puede solicitar consultas sobre sus Datos Personales y autorizaciones, así como realizar peticiones o reclamaciones para aclarar, corregir, modificar o suprimir datos, revocar autorizaciones o condicionarlas. Para ejercer estos derechos, el Titular debe enviar un correo electrónico a soporte@voltop.co, identificándose completamente. La solicitud debe incluir el nombre completo del Titular o su representante, la identificación correspondiente, los datos o autorizaciones que se desean conocer o modificar, y el correo electrónico para recibir respuesta. VOLTOP puede requerir más información para confirmar la identidad del solicitante. Las consultas se responderán en un plazo máximo de diez días hábiles, mientras que los reclamos serán atendidos en quince días hábiles, notificando al interesado en caso de demora.

Transferencia y transmisión de datos personales.

VOLTOP podrá transferir Datos Personales a terceros en diversas situaciones, como la ejecución de contratos con contratistas o alianzas comerciales, o en el contexto de cualquier línea de negocio relacionada con la información. En caso de enviar o transmitir datos a Encargados ubicados dentro o fuera de Colombia, VOLTOP establecerá cláusulas contractuales que incluyan los alcances y finalidades del tratamiento, las actividades del Encargado, sus obligaciones hacia el Titular del dato, el deber de tratar los datos conforme a la autorización otorgada y los principios de la Ley colombiana, así como medidas de seguridad para proteger los datos y la confidencialidad del tratamiento. VOLTOP no requerirá autorización cuando la transferencia internacional de datos esté amparada en excepciones previstas por la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

VOLTOP como encargada del Tratamiento de Datos Personales.

VOLTOP, como encargada del Tratamiento de Datos Personales, se compromete a:

Garantizar al Titular el pleno ejercicio del derecho de hábeas data en todo momento.
Mantener la información bajo condiciones de seguridad para evitar su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos según lo establecido por la ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento en un plazo de cinco (5) días hábiles.
Atender consultas y reclamos de los Titulares conforme a lo dispuesto por la ley.
Abstenerse de circular información controvertida por el Titular y bloqueada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Limitar el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Respetar los manuales y políticas de tratamiento de datos personales y seguridad de la información del Responsable del tratamiento de datos personales.

Cambios en la Política de Privacidad:

Nos concedemos la facultad de revisar y actualizar periódicamente nuestra política de privacidad. Cualquier modificación será debidamente notificada y publicada en nuestra plataforma, siendo efectiva de manera inmediata tras su publicación.

Canales de acceso.

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, VOLTOP habilitará canales de acceso para los titulares. Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al área de soporte por cualquiera de los siguientes medios:

Atención electrónica: A través del correo electrónico empresarial soporte@voltop.co.

Fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de Datos Personales.

Los Datos Personales serán conservados mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades establecidas en este manual o para satisfacer obligaciones legales de la empresa. Se realizará una revisión anual para verificar la veracidad de los datos y su continuo tratamiento. La política de Tratamiento de Datos entrará en vigor el 30 de Enero de 2024 y puede ser modificada por VOLTOP en cualquier momento, comunicándolo a los Titulares.

AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES VOLTOP S.A.S.